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Die Planung eines erfolgreichen Team Retreats, das nachhaltige Ergebnisse liefert, erfordert sorgfältige Überlegung und strategische Planung. Hier sind die wichtigsten Tipps für deine Retreat-Planung, damit dein Event erfolgreich ist und eine dauerhaft positive Wirkung auf die Unternehmensergebnisse hat.

1. Ziele definieren

Kläre, was du mit dem Retreat erreichen möchtest. Ob es darum geht, die Teamkommunikation zu verbessern, kreative Lösungen für bestehende Herausforderungen zu finden oder einfach das Teamgefühl zu stärken – klare Ziele sind der Schlüssel zum Erfolg. Beziehe dein Team in die Planung ein und lege Prioritäten fest. Setze als Retreat-Ziele maximal drei konkrete Themen fest und mache eine Bestandsanalyse vor dem Retreat. So hast du messbare Werte, die du nach dem Retreat bzw. auch in der Zukunft wieder abfragen kannst. Es gibt nützliche Tools, mit denen du bequem eine Abfrage machen und diese auswerten kannst.

2. Teilnehmerkreis bestimmen

Entscheide, wer am Retreat teilnehmen sollte. Die Auswahl der Teilnehmer sollte sich zunächst an den Zielen des Retreats orientieren und mit der Retreat-Agenda im Einklang sein. Überlege, ob du dein ganzes Team mitnehmen möchtest oder für Teilgruppen einzelne Retreats organisierst. Für Unternehmen mit großen Teams bzw. mit einer großen Mitarbeiterzahl hat es sich bewährt, zunächst Einzel-Teams anreisen zu lassen und in der Spitze dann die gesamte Unternehmens-Mannschaft an einem Ort zu haben. 

3. Terminplanung

Die Terminplanung hat ebenfalls eine große Bedeutung. Berücksichtige Urlaubs- und Ferienzeiten, Feiertage und die allgemeine Auftragslage in deinem Unternehmen. Informiere dich zudem über die Feiertage im Zielgebiet sowie lokale Großveranstaltungen und Feierlichkeiten, die Einfluss auf die Verfügbarkeiten und die Logistik haben können. Oftmals werden vor allem die Gegebenheiten im Zielgebiet vernachlässigt, was insbesondere bei größeren Teams gravierende Auswirkungen haben könnte. 

4. Budget festlegen

Bestimme, wie viel du bereit bist zu investieren. Berücksichtige dabei die dauerhafte Wirkung eines Retreats. Dein Investment in dein Team zahlt sich wahrscheinlich erst in ein paar Monaten aus. Plane deine Retreat-Aktivitäten daher langfristig und im Idealfall auch mindestens 3-4 Retreats in den nächsten 12-18 Monaten. Ein konkretes Budget hilft bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, der Aktivitäten und anderer notwendiger Ressourcen. 

5. Location auswählen

Die Location ist der Dreh- und Angelpunkt des Retreats und sollte als erstes festgelegt werden. Berücksichtige zunächst die An- und Abreisemodalitäten der Teilnehmer. Wir empfehlen, einen Ort zu wählen, der im Idealfall maximal eine Stunde Fahrtzeit vom Flughafen entfernt liegt. Sollte die An- und Abreise per Bahn oder mit dem Zug erfolgen, so sollten Sie ebenfalls strategisch günstige Zielgebiete wählen. Wähle einen Ort zudem so aus, dass er auf die Retreat-Ziele einzahlt und eine Atmosphäre schafft, die Kreativität und Zusammenarbeit fördert. Dies könnte eine abgelegene Hütte, ein Strandresort oder ein spezialisiertes Seminarhotel in einer pulsierenden Stadt sein. 

6. Agenda planen

Entwickle eine detaillierte Retreat-Agenda für alle Event-Tage inkl. detaillierter Zeitplanung, die Arbeits- und Erholungsphasen ausgewogen berücksichtigt. Integriere Workshops, Team-Building-Aktivitäten und freie Zeiten, um Reflexion und informellen Austausch zu ermöglichen. Berücksichtige je nach Retreat-Zielen auch die eventuelle Aufsplittung des Gesamt-Teams in Einzel-Teams für gezielte Gruppenarbeit. In der Agenda sollten zudem Zuständigkeiten, evtl. vorbereitende Maßnahmen und benötigte Materialien angeführt sein. 

7. Professionelle Unterstützung hinzuziehen

Überlege, ob du externe Coaches engagieren, die spezialisiert sind auf die Moderation von Gruppendynamiken und die Durchführung von Workshops, die auf deine Ziele abgestimmt sind. Je nach Retreat-Ziel bzw. den für dich relevanten Themen empfehlen wir, einen Trainer für bestimmte Herausforderungen hinzuzuziehen. Erfahrungsgemäß ist es oft sehr sinnvoll gewünschte Inhalte von Externen vermitteln zu lassen, deren Expertise im Coaching bestimmter Themen liegt. 

8. Logistik organisieren

Eine gründliche Vorbereitung ist entscheidend für den reibungslosen Ablauf. Plane alle Details wie Transport, Unterbringung, Verpflegung, Meeting-Räumlichkeiten und technische Ausstattung mit Vorlauf. Wir empfehlen, mit der Planung idealerweise sechs Monate vor Eventdatum zu beginnen. Eine längere Vorbereitungszeit ist ideal, da sich deine Wahlmöglichkeiten in Bezug auf Unterkunft etc. erhöhen. Insbesondere bei großen Teams ab 100 Personen sollten du so früh wie möglich planen. Sollte die Planungszeit weniger als ein halbes Jahr betragen, so musst du dich grundsätzlich auf eine geringere Verfügbarkeit von Hotels und Locations einstellen. 

9. Feedback-Mechanismen implementieren

Stelle sicher, dass du Methoden zur Bewertung des Retreats einplanst, um Feedback zu sammeln, das zur Messung des Erfolgs und zur Planung zukünftiger Veranstaltungen genutzt werden kann. Neben der Messung des Erreichens der Retreat-Ziele, die wir schon im ersten Punkt angesprochen haben, empfehlen wir, auch die Details zu allgemeinen Komponenten wie Unterkunft, Meeting-Räume, Verpflegung, Aktivitäten, Gruppengröße etc. abzufragen. Daraus ergeben sich wichtige Erkenntnisse für den nächsten Retreat. 

10. Nachbereitung planen

Die Ergebnisse des Retreats und die Zielerreichung hängen von einer guten Nachbereitung ab. Entwickle daher einen Plan, wie die Erkenntnisse und das erneuerte Teamgefühl nach dem Retreat im Alltag genutzt und aufrechterhalten werden können. Plane zudem konkrete Follow-up-Maßnahmen, Meetings und ggfls. auch Workshops zur Festigung der Retreat-Ziele. 

Wir hoffen, dir hilfreiche Tools an die Hand gegeben zu haben und wünschen dir viel Erfolg bei der Retreat-Planung. Solltest du im Moment keine Planungs-Kapazitäten frei haben, unterstützen wir dich gerne. Kontaktiere uns für ein unverbindliches Strategiegespräch. Gemeinsam werden wir das perfekte Retreat für dein Team entwickeln, das nicht nur inspiriert, sondern auch messbare Ergebnisse liefert. Setze den ersten Schritt zu einem dynamischen und engagierten Team – wir freuen uns darauf, dich dabei zu unterstützen!