Team Retreats plant Firmenretreats, Leadership-Offsites und Firmen-Offsites in ganz Europa für Gruppen von 10 bis über 1.000 Teilnehmenden. Hinter der Marke steht die Italiaplus Travel & Events GmbH aus Wiesbaden, Reiseveranstalter und Eventagentur mit über 20 Jahren Erfahrung in der Planung von Events und Gruppenreisen. Zu unseren Zielen gehören Italien, Spanien mit Andalusien und den Kanaren, die Algarve, Kroatien, das Baltikum und Marokko. Location, Anreise, Programm und Betreuung vor Ort kommen aus einer Hand, mit einer festen Ansprechperson. Wir sind Mitglied im VDVO, dem Verband der Veranstaltungsorganisatoren.

Vertragspartner ist die Italiaplus Travel & Events GmbH, der eingetragene Reiseveranstalter hinter Team Retreats, und nicht jedes einzelne Hotel oder Busunternehmen. Ihr Unternehmen hat damit ein Gegenüber, das für alle gebuchten Leistungen verantwortlich ist, statt vieler Einzelverträge mit Dienstleistern. Es gilt deutsches Recht. Enthält Ihr Projekt eine reine Eventproduktion ohne Reiseleistungen, etwa Bühne und Technik für einen Kick-off, gelten dafür unsere Eventbedingungen. Leistungen, die wir nur im Namen Dritter vermitteln, kennzeichnen wir im Angebot ausdrücklich.

Ja, in aller Regel. Bündelt ein Retreat mindestens zwei Arten von Reiseleistungen, zum Beispiel Übernachtung und Bustransfer oder Übernachtung und geführte Aktivität, ist es eine Pauschalreise nach §§ 651a ff. BGB, auch für Firmenkunden. Daran ändert weder die Buchung für Mitarbeitende noch eine separate Rechnung über das Agenturhonorar etwas. Ausgenommen sind nur Buchungen über einen dauerhaften Rahmenvertrag für Geschäftsreisen; Zimmer mit Tagungspauschale im selben Hotel zählen als eine Leistung. Für Sie heißt das: ein haftender Veranstalter, gesetzliche Rechte und abgesicherte Anzahlungen.

Über eine Kundengeldabsicherung bei der R+V Versicherung, die das deutsche Pauschalreiserecht für jede Pauschalreise vorschreibt (§ 651r BGB). Bevor wir eine Anzahlung anfordern, erhält Ihr Unternehmen den Sicherungsschein zusammen mit der Buchungsbestätigung, Ihre Buchhaltung kann die Zahlung also mit gutem Gewissen freigeben. Das gilt unabhängig davon, ob Ihr Firmensitz in Deutschland, Österreich, der Schweiz oder anderswo liegt. Läuft das Retreat bereits und gehört die Beförderung dazu, ist auch der Heimweg Ihres Teams gesichert. Für Personen- und Sachschäden, für die wir einstehen, besteht außerdem eine Haftpflichtversicherung als Reiseveranstalter.

Ja, Team Retreats arbeitet nur für Unternehmen und Organisationen: Geschäftsführungen, ganze Belegschaften, einzelne Abteilungen in Konzernen, Remote- und Hybrid-Teams sowie Agenturen, die für ihre Kunden planen. Jedes Retreat beginnt mit einem Geschäftsziel, etwa der Ausrichtung nach einer Umstrukturierung, dem Strategieprozess oder dem Onboarding neuer Führungskräfte. Bei verteilten Teams planen wir die Anreise aus mehreren Ländern und wählen Ziele mit guten Direktflügen. Vertrag, Rechnungen und Sicherungsschein gehen an Ihr Unternehmen. Private Gruppenreisen in Italien organisiert unsere Schwestermarke Italiaplus auf italiaplus.de.

Planen Sie für rund 30 Personen und 3 Übernachtungen mit 1.200 bis 3.500 € pro Person, ohne Flüge und inklusive unseres Agenturhonorars. Am unteren Ende stehen 4-Sterne-Hotels, gemeinsame Abendessen, ein Tagungsraum, eine Teamaktivität und Transfers in preiswerten Zielen wie Portugal, Spanien oder dem Baltikum außerhalb der Hochsaison. Ab etwa 2.000 € buchen Sie 5-Sterne-Häuser oder Locations zur Exklusivnutzung; Italiens Seen und Küsten im Juni und September bilden die Spitze. Kleine Gruppen zahlen pro Kopf mehr, weil die Planungskosten auf weniger Personen entfallen.

Sie wählen zwischen drei transparenten Preismodellen, und wir empfehlen das, welches am besten zu Ihrem Freigabeprozess passt. Viele Finanzabteilungen bevorzugen einen Festpreis pro Teilnehmendem, in dem die Planung bereits steckt. Andere möchten Reisekosten und Agenturhonorar getrennt sehen, um Angebote vergleichen zu können. Für Beratung oder Teilleistungen, etwa nur die Zielrecherche oder einen Agenda-Workshop, rechnen wir nach Stunden- oder Tagessätzen ab. In jedem Modell kommen Ihnen die Gruppenraten zugute, die wir mit Hotels und Partnern verhandeln; Zusatzleistungen gibt es nur nach Ihrer Freigabe.

Für den Reiseanteil nicht: Reiseleistungen unterliegen der Sonderregelung für Reiseleistungen (§ 25 UStG), die Rechnung weist deshalb keine Umsatzsteuer aus, und es gibt nichts als Vorsteuer zurückzuholen. Das betrifft Übernachtung, Transfers, gemeinsame Mahlzeiten und Teamaktivitäten innerhalb des Retreats. Anders beim separat berechneten Agenturhonorar: Deutsche Unternehmen erhalten es mit 19 % Umsatzsteuer, Unternehmen in anderen EU-Ländern im Reverse-Charge-Verfahren, Firmen außerhalb der EU, etwa in der Schweiz, ohne deutsche Umsatzsteuer. Die Details klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.

Das hängt vom Charakter des Retreats ab. Steht die Arbeit im Vordergrund, etwa bei einem Strategie-Offsite mit ganztägigen Sessions, liegt die Reise meist im eigenbetrieblichen Interesse und ist für die Teilnehmenden kein Arbeitslohn. Gilt das Retreat als Betriebsveranstaltung, sind bis zu 110 € pro Person und Veranstaltung steuerfrei, bei höchstens zwei Veranstaltungen im Jahr; darüber hinaus kann Ihr Unternehmen pauschal mit 25 % versteuern. Reine Belohnungsreisen sind ein geldwerter Vorteil, oft pauschal mit 30 % nach § 37b EStG versteuert. Wir liefern eine Kostenaufstellung, die Arbeits- und Freizeitanteile trennt; die Einordnung klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

Mit der Auftragsbestätigung berechnen wir eine Anzahlung von mindestens 30 %, und zwar erst, nachdem Ihr Unternehmen den Sicherungsschein erhalten hat. Die restlichen Raten hängen davon ab, wie früh Sie buchen, wohin es geht, wie groß die Gruppe ist und was Hotels und Partner verlangen; den genauen Zahlungsplan finden Sie vor Vertragsabschluss im Angebot. Hotels sichern Gruppenkontingente inzwischen häufig mit 30 bis 50 % früh ab, auch bei Retreats im Folgejahr. Weil jeder Termin und jeder Betrag vorab feststeht, kann Ihre Finanzabteilung die Liquidität sicher planen.

Das hängt vom Zeitpunkt ab und von den Gruppenverträgen der beteiligten Hotels und Partner, die meist weniger Spielraum lassen als Einzelbuchungen. Je später die Absage, desto höher die Kosten. Vor der Unterschrift nennt Ihnen das Angebot die Stichtage und wie viele Teilnehmende Sie bis wann kostenfrei streichen können. Wo es geht, halten wir Zimmer auf Option und informieren Sie rechtzeitig über jeden Freigabetermin. Änderungen der Teilnehmerliste schicken Sie uns bitte schriftlich; eine Reiserücktrittsversicherung für alle Reisenden empfehlen wir.

Mit einem Kostenrahmen und zwei klaren Schwellen. Zeichnet sich ab, dass die Kosten das vereinbarte Budget um mehr als 15 % übersteigen, erhalten Sie eine schriftliche Mitteilung mit dem erwarteten Betrag, einer Frist und Ihren Optionen, einschließlich eines Kündigungsrechts. Jede Zusatzleistung, die mehr als 10 % des Budgets ausmacht, buchen wir erst nach Ihrer Zustimmung. Diese Regeln stammen aus unseren Eventbedingungen und geben Geschäftsführung und Einkauf einen klaren Eskalationsweg, damit die Schlussrechnung dem entspricht, was freigegeben wurde.

Innerhalb von 48 Stunden nach dem Erstgespräch bekommen Sie eine Machbarkeitseinschätzung mit passenden Reisezielen und realistischem Budgetrahmen, die Sie direkt an Ihre Geschäftsführung weitergeben können. Das ausführliche Angebot zeigt danach jeden Kostenblock pro Teilnehmendem, den Leistungsumfang, die Zahlungstermine und die Stornobedingungen. Für den Einkauf stellen wir Firmendaten, Versicherungsnachweise, unsere AGB und den Sicherungsschein bereit. Braucht Ihr Unternehmen Vergleichsangebote, macht unsere Kostenaufstellung den Vergleich einfach; gern nehmen wir auch an einem kurzen Termin mit Ihren Entscheidern teil.

Für Mai, Juni und September sowie für Gruppen mit mehr als 20 Personen oder 10 Zimmern sollten Sie 3 bis 6 Monate einplanen. Außerhalb dieser Spitzen reichen meist 6 bis 12 Wochen. Kick-offs mit mehreren hundert Teilnehmenden oder exklusiv gemietete Locations sichern Sie am besten 9 bis 12 Monate im Voraus. Termine, die mit großen Messen oder Feiertagen am Reiseziel zusammenfallen, sind zuerst vergeben. Sehr kurzfristig? Selbst 2 Wochen vorher suchen wir noch eine Option, allerdings mit weniger Auswahl, höheren Raten und möglicherweise einem Aufschlag für Last-Minute-Buchungen.

Ja, genau dort beginnen die meisten unserer Kunden. In einem kostenlosen Erstgespräch per Video oder Telefon, auf Deutsch, Englisch oder Italienisch, klären wir Anlass, Gruppengröße und einen groben Zeitraum. Daraus erhalten Sie innerhalb von 48 Stunden eine Machbarkeitseinschätzung mit 2 bis 3 Reisezielen und einer realistischen Budgetspanne für jedes davon. So hat Ihre Geschäftsführung eine konkrete Entscheidungsgrundlage. Sind Termin und Budget freigegeben, fragen wir Verfügbarkeiten an und erstellen das ausführliche Angebot.

Nach Ihrer Bestätigung machen wir aus dem Angebot einen Zeitplan mit klaren Zuständigkeiten auf beiden Seiten. Wir schließen die Verträge mit Hotels, Locations, Transport und Aktivitäten, schicken Ihnen eine Vorlage für die Zimmerliste und sammeln Teilnehmerdaten, Ernährungswünsche und Mobilitätsbedürfnisse ein. Vor der Abreise erhält Ihr Team die finale Agenda, Anreiseinformationen und Notfallkontakte. Eine feste Ansprechperson beantwortet alle Fragen, sodass niemand bei Ihnen Dienstleistern hinterhertelefonieren muss. Nach dem Retreat werten wir die Ergebnisse gemeinsam aus und befragen auf Wunsch die Teilnehmenden.

Ja, eine Besichtigung ist vor oder nach der Buchung möglich, für das Organisationsteam oder nur für die Entscheider. Sie lohnt sich bei großen Gruppen, exklusiven Locations und Plenarräumen, in denen Tageslicht, Raumaufteilung und Akustik die Arbeitssessions prägen. Wir berechnen unsere Tagessätze zuzüglich Reisekosten und stimmen das Budget vorher mit Ihnen ab. Ist eine Reise nicht sinnvoll, gibt es einen virtuellen Rundgang: Fotos, Grundrisse, Kapazitätsübersichten und ein Videocall mit dem Team der Location.

Bewährt hat sich ein großes Retreat pro Jahr für alle und zusätzlich ein bis zwei kürzere Offsites für das Führungsteam, etwa zum Strategie- oder Budgetzyklus. Für Remote- und Hybrid-Teams ist ein Treffen pro Halbjahr ein guter Rhythmus, weil persönliche Beziehungen sonst schnell abkühlen. Wichtiger als die Häufigkeit ist ein klarer Anlass: neue Strategie, Umstrukturierung, Wachstum oder neue Führungskräfte. Wer Retreats fest im Jahreskalender verankert, bucht früher, bekommt bessere Raten und kann Ergebnisse von einem Treffen zum nächsten vergleichen.

Ja, wenn Sie das möchten. Gemeinsam übersetzen wir das Ziel des Retreats in eine Agenda: Welche Entscheidungen brauchen Arbeitszeit, wo braucht das Team Raum zum Austausch, und wann sind Pausen nötig? Für Strategiearbeit, Teamentwicklung oder schwierige Gespräche können wir externe Moderatorinnen und Moderatoren, Coaches oder Trainer aus unserem Netzwerk einbinden. Bringen Sie eigene Moderation mit oder gestalten die Sessions intern, kümmern wir uns um den Rahmen, vom Plenum über Breakout-Räume bis zur Technik und einem Zeitplan, der konzentriertes Arbeiten schützt.

Wir wählen Aktivitäten passend zu Kultur, Energie und Ziel Ihres Teams und bieten immer Alternativen an. Ein Kochkurs, eine geführte Wanderung oder ein Segelnachmittag funktionieren für die meisten; körperlich fordernde oder wettbewerbsorientierte Formate sind freiwillig. Mobilität, Ernährung und persönliche Grenzen fragen wir vorab ab, und alkoholfreie Alternativen bei Aperitifs und Abendessen sind selbstverständlich. Freie Zeit gehört bewusst zum Plan, weil Verbindung oft genau dort entsteht. So bleibt das Retreat für alle Teilnehmenden offen.

Bei größeren Retreats ja: Unsere Projektleitungen und Assistenzen reisen mit und steuern Zeitplan, Dienstleister und Änderungen direkt vor Ort. Kleinere Gruppen können eine Betreuung vor Ort dazubuchen; ohne sie sind Ihre feste Ansprechperson und unsere lokalen Partner während des gesamten Aufenthalts telefonisch erreichbar. Guides, Gastgeber und Fahrer briefen wir vorab zu Agenda, Teilnehmenden und besonderen Bedürfnissen. So kann Ihre Organisatorin oder Ihr Organisator am Retreat teilnehmen, statt es zu managen.

Störungen gehören zum Reisen, deshalb bereiten wir uns darauf vor: Vor jedem Reisetag prüfen wir Streikankündigungen, Flugstatus und Wetterbericht und planen Transfers bei Bedarf um. Für jeden Programmpunkt im Freien gibt es einen Plan B unter Dach, das Programm verschiebt sich also, statt Inhalte zu verlieren. Wird ein Retreat durch unvermeidbare, außergewöhnliche Umstände unmöglich, etwa durch ein behördliches Verbot, regeln Ihr Vertrag und das deutsche Pauschalreiserecht Ihre Rechte und Erstattungen. Unser Team vor Ort informiert die Teilnehmenden direkt.

Ja, denn über Team Retreats sind die Teilnehmenden nicht versichert. Jede reisende Person braucht einen Auslandskrankenschutz mit Rücktransport, eine Reiserücktrittsversicherung ist empfehlenswert; prüfen Sie zuerst, ob Ihre Dienstreiseversicherung Retreats bereits abdeckt. Für Schäden, für die wir verantwortlich sind, hat die Italiaplus Travel & Events GmbH eine Reiseveranstalter-Haftpflicht für Personen- und Sachschäden. Handelt es sich um ein Event ohne Reiseleistungen, schließt Ihr Unternehmen eine Veranstalterhaftpflicht ab, und wir nennen Ihnen gern passende Anbieter.

Ja, wenn Ihr Unternehmen das möchte, etwa bei einem Jubiläum oder einem Incentive mit Abendprogramm. Für Begleitpersonen planen wir während der Arbeitssessions ein eigenes Programm und führen ihre Kosten im Angebot getrennt auf, damit Sie entscheiden können, wer was übernimmt. Bei Strategie-Offsites raten wir eher davon ab, weil Fokus und Gruppendynamik leiden können; ein gemeinsamer Abschlussabend ist oft ein guter Kompromiss. Übernimmt Ihr Unternehmen die Kosten für Begleitpersonen, ist das steuerlich in der Regel ein geldwerter Vorteil; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.

Ja. Event- und Kommunikationsagenturen holen uns als Destinationspartner für Europa ins Boot, für Zielrecherche, Verträge mit Leistungsträgern und die Umsetzung vor Ort, während sie selbst das Gesicht gegenüber ihrem Kunden bleiben. Wenn Sie es wünschen, treten wir dabei unter Ihrem Agenturnamen auf; Ihr Kunde hat dann nur mit Ihrer Marke zu tun. Kundendaten und Ihre Marge bleiben vertraulich. Unsere Angebote erhalten Sie als transparente Kostenblöcke, auf die Sie Ihr Honorar aufschlagen, dazu Zugang zu Partnern, die wir über mehr als 20 Jahre aufgebaut haben. Unsere Mitgliedschaft im VDVO steht für die Standards, nach denen deutsche Veranstaltungsorganisatoren arbeiten.